En Cantabria Cloud somos unos obsesionados de la productividad. Lo sabemos. Pero aunque cualquier obsesión es mala, creemos que esta tiene un buen fondo y persigue un objetivo loable: Ayudar al sector del Marketing y la Publicidad a tener unos ‘usos y costumbres’ que nos hagan ser más productivos como colectivo.
Por supuesto, en nuestro sector existen muchas empresas que tienen implantadas unas buenísimas prácticas que las sitúan en cotas muy altas de productividad, pero también existen casos en los que todavía hay mucho margen de mejora en lo referente a trabajar con la máxima eficiencia.
La pregunta es: ¿Cómo saber cual es el caso de tu agencia? ¿Es una de esas ‘estrellas de la productividad’? ¿O todavía tenéis mucho camino por delante hasta alcanzar la excelencia?
Tras analizar muchos casos reales de agencias del sector, creemos que hay cinco puntos clave que identifican a las agencias que son menos productivas.
1.- Abuso del email como “herramienta para todo”
Una vez, un informático dijo que el email es la peor herramienta jamas creada por los informáticos. Seguramente no sea para tanto, pero si que es cierto que en el mundo empresarial se ha hecho y se sigue haciendo un uso abusivo del email. Usamos el email para todo. Nuestros buzones de entrada son acumuladores de información y muchas veces es complicado encontrar lo que buscas con unos pocos clicks.
2.- No disponer de un repositorio compartido de documentos con histórico de versiones
Aunque parezca increíble y a pesar de la llegada de herramientas como Dropbox o Drive, muchas agencias siguen sin usar espacios compartidos en la nube. Muchas de las agencias con las que hemos hablado disponen de carpetas compartidas en servidores propios, pero ese tipo de soluciones no incluye funciones que son clave para mejorar la productividad como el histórico de versiones, control de cambios, comentarios, etc.
3.- No usar herramientas de gestión de tareas para equipos
Las herramientas de gestión de tareas están cada vez más presentes en nuestras vidas tanto en el ámbito personal como profesional, pero es cierto que en la mayoría de los casos lo que nos solemos encontrar son personas que gestionan sus tareas de forma individual y a nivel corporativo o de equipo todavía queda mucho recorrido para que las empresas implanten herramientas de tareas en grupo, siendo este uno de los puntos clave para mejorar la productividad de un equipo.
4.- No tener unos procesos operativos claramente definidos
Hay que reconocer que esto de definir los procesos operativos no suena precisamente como la tarea más divertida del mundo, pero sin duda es un punto clave para mejorar la productividad de una agencia. Desde que un cliente solicita un nuevo proyecto o campaña, hasta que se aprueba, se ejecuta y se cierra… ocurren decenas o cientos de subtareas repartidas entre empleados y colaboradores. Si no hay un proceso de trabajo claramente definido, todas esas acciones pueden terminar en el caso más absoluto.
Pero es más, los procesos no sólo deben estar definidos, si no también correctamente implementados con herramientas que ayuden a las personas involucradas en la ejecución de esos procesos.
5.- Generar manualmente los reportes internos…. ¡ O no generarlos !
Con “reports internos” nos referimos a todos los informes que se generan en la agencia para evaluar la actividad propia: Informes de ventas, rentabilidad, productividad, etc.
Normalmente, nos encontramos con tres situaciones:
- Agencias que no generan este tipo de informes y el reporting y seguimiento se limita a los datos puramente financieros
- Agencias que si generan estos informes pero de manera bastante manual y “tirando de Excel”
- Agencias que tienen automatizado todo el proceso de recolección de datos y cuentan con una herramienta de Dashboards para visualizar toda la información.
En este punto queremos ser optimistas y creemos que la mayoría del sector está en la tercera opción o moviéndose hacia ella.
En base a estos cinco puntos claves… ¿Cual crees que es la situación de tu agencia?